Эксперт — Ольга Новикова, юрист юридической фирмы «Гриц и партнеры», руководитель Юридической клиники НИУ ВШЭ.
Есть много видов договоров, по которым предприниматель может работать с членами команды: бессрочный трудовой договор, трудовой договор с дистанционным сотрудником, договор на оказание услуг и так далее.
Скорее всего, работать со всеми по одному договору не получится, ведь у каждого человека свои обязанности. Например, странно нанимать дизайнера по трудовому договору без срока окончания, если вам нужна разовая работа. А специалиста, который работает бухгалтером по графику 5/2 с 10 до 19 в офисе, нанимать по договору оказания услуг попросту незаконно. Чтобы определиться, какой договор в каком случае заключать и что учитывать, изучите нашу матрицу. Это список вопросов, который сделает выбор проще.
Слово «сотрудник» принято больше использовать по отношению к тем, кто работает по трудовым договорам (официально закон именует их работниками), но в этой статье мы для удобства используем «сотрудник» как обощающее слово в отношении и работников, и исполнителей по другим договорам. Еще можно сказать «члены команды».
Какие есть варианты оформления
Важно сразу разобраться со стереотипом об официальном оформлении. Часто думают, что «официальное оформление» означает только оформление по трудовому договору. Это не так: заключить гражданско-правовой договор, например договор о разработке сайта, тоже означает оформить отношения официально. Такие отношения оформляются по закону, и по таким договорам тоже платят налоги.
Трудовой договор
По трудовому договору компания или индивидуальный предприниматель становятся работодателями. У работодателя есть свои обязанности: создавать для работника безопасные условия работы, платить зарплату два раза в месяц, предоставлять больничный и отпуск, сохранять место на период декрета, платить за работника НДФЛ и страховые взносы, подавать отчетность. Уволить работника, даже если он плохо работает, очень непросто.
Работник по трудовому договору выполняет конкретные обязанности в рабочее время в течение всего действия договора. Его работа — это процесс. Например, штатный юрист постоянно проверяет договоры, отвечает на претензии и подает иски в суд.
Трудовой договор бывает срочным и бессрочным.
Все варианты, когда можно заключать срочный трудовой договор, перечислены в ст. 59 ТК РФ
- Срочный трудовой договор заключается на определенный срок, например на год. Такой договор можно заключать с работниками, которые выполняют временные работы: например, собирают сезонный урожай или подключаются к продаже товара во время работы летней ярмарки. Компании и индивидуальные предприниматели — субъекты малого предпринимательства, численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек), могут заключать срочные договоры с любыми работниками. Например, крупная компания не может нанять секретаря на год, а небольшая — может.
- Когда срок договора заканчивается, работодатель спокойно можно не заключать с работником новый договор.
- Бессрочный трудовой договор — это трудовой договор без срока окончания работы. Действие такого договора можно прекратить, если этого захочет сам работник или если работник и работодатель вместе решили прекратить отношения и подписали соглашение. Прекратить такой договор по инициативе работодателя — это обычно сложная (долгая и часто дорогая) для него процедура.
- И срочный, и бессрочный трудовой договор можно заключать с дистанционным и с очным работником.
- Договор с присутствием на рабочем месте — это трудовой договор, который предусматривает, что работник должен работать по определенному графику в месте, которое укажет работодатель. Это могут быть офис, магазин, производство и другие рабочие места.
- Про дистанционный договор в Трудовом кодексе — ст. 312.1 ТК РФ
- Дистанционный договор — это трудовой договор с работником, который находится за пределами места, где находится работодатель. Обычно это работники, которые работают через интернет (иногда и с помощью, например, сотовой связи, но это редкость).
- Про комбинированный трудовой договор — абз. 2 ст. 312.1 ТК РФ
- Комбинированный договор — трудовой договор с работником, который комбинирует дистанционную и очную форму работы. Например, он два дня в неделю работает в офисе, а три дня — дистанционно.
Все эти трудовые договоры могут заключаться на полный или неполный рабочий день или на сменный график работы.
Гражданско-правовой договор
Гражданско-правовой договор заключается с членами команды, которые привлекаются для выполнения задач с конкретным результатом в конкретный срок. Это либо временное, либо периодическое участие в проекте. Здесь фокус не на процессе, как в трудовом договоре, а на результате.
Это может быть договор оказания услуг, договор выполнения работ, договор об отчуждении исключительного права, агентский договор.
Например, компания заключает с юристом договор оказания услуг. По этому договору юрист разрабатывает для компании оферту на сайт и проводит консультацию по вопросам компании. Это разовая работа, ее результат — разработанный договор и проведенная консультация. С остальными задачами руководитель планирует справляться самостоятельно, поэтому ему нет смысла заключать с юристом трудовой договор.
Налоги и взносы по гражданско-правовому договору с членом команды отличаются в зависимости от того, какой статус у физического лица. Если договор заключается просто с физическим лицом, компания или ИП должны платить за него НДФЛ и взносы. Не нужно платить налоги и взносы по договору за исполнителя, если у него есть статус индивидуального предпринимателя или он самозанятый (платит налог на профессиональный доход).
С самозанятыми и ИП любят работать больше, потому что в этом случае с них снимается обязанность оплаты налогов и взносов за таких членов команды.
Если у вас уже есть работники, которые оформлены по трудовому договору, не переводите их на гражданско-правовой договор. Даже если понимаете, что так будет выгоднее. Это запрещено законом: должно пройти минимум два года после увольнения работника, чтобы с ним можно было работать по гражданско-правовому договору.
Налоги и взносы по гражданско-правовому договору с членом команды отличаются в зависимости от того, какой статус у физического лица. Если договор заключается просто с физическим лицом, компания или ИП должны платить за него НДФЛ и взносы. Не нужно платить налоги и взносы по договору за исполнителя, если у него есть статус индивидуального предпринимателя или он самозанятый (платит налог на профессиональный доход).
С самозанятыми и ИП любят работать больше, потому что в этом случае с них снимается обязанность оплаты налогов и взносов за таких членов команды.
Если у вас уже есть работники, которые оформлены по трудовому договору, не переводите их на гражданско-правовой договор. Даже если понимаете, что так будет выгоднее. Это запрещено законом: должно пройти минимум два года после увольнения работника, чтобы с ним можно было работать по гражданско-правовому договору.
Пример 1. В вашей команде есть маркетолог. Раз в два месяца он прописывает план продвижения бренда и анализирует эффективность реализации плана за предыдущий период. Он работает дистанционно, задачи вы ему не ставите, так как он сам принимает решение о том, какая стратегия будет более эффективна. Вы фиксируете срок, к которому маркетолог должен разработать план. В процессе работы не создаются результаты интеллектуальной деятельности. За работу вы платите фиксированную сумму через 5 дней после того, как маркетолог сдал работу.
Вот так это будет выглядеть в матрице.
Пример 2. В вашей команде есть разработчик. Он постоянно создает сайты, мобильные приложения, это результаты интеллектуальной деятельности. У него фиксированная зарплата и премия раз в год за выполнение KPI. Он работает из дома с 10 до 19, но раз в две недели должен приходить в офис на общее собрание. Он работает на своем ноутбуке.
Здесь нужно оформлять трудовой договор с дистанционным сотрудником с комбинированной формой присутствия в офисе. В договоре важно указать, что работник использует свою технику, предусмотреть компенсацию за использование техники, электричества и интернета работника.
Если работник пойдет учиться за счет работодателя, с ним нужно заключить ученический договор. Еще важно не забыть разработать комплект документов, который обеспечит передачу работодателю исключительного права на все разработанные результаты.
Если компания относится к субъектам малого предпринимательства и в штате менее 35 сотрудников, можно оформить срочный договор.
По каким критериям выбрали такой договор?
- Разработчик работает постоянно, у него фиксированный график, работает дистанционно, но периодически должен присутствовать в офисе. Эти критерии соответствуют трудовым отношениям.
- У работника фиксированная оплата, которая не зависит от объема выполненной работы. Работник может сделать четыре сайта, а может два, при этом фиксированная часть его зарплаты не поменяется. Работнику платят за процесс работы (признак трудовых отношений), а не за результат (признак гражданско-правовых отношений).
- У работника есть руководитель, который ставит ему задачи. Это также признак трудовых отношений, потому что к гражданско-правовых отношениях исполнитель сам определяет, какие задачи ему нужно выполнить, чтобы прийти к результату.
Пример 3. У вас есть товаровед. Он отвечает за приемку и учет товара. Он работает на складе с 9 до 18 каждый день. У него фиксированная оплата. У него есть доступ к базе данных всех клиентов и контрагентов, а также всех сотрудников. У него есть доступ к кассе.
Здесь оформляется трудовой договор. У работника есть доступ к материальным ценностям (товары, деньги в кассе), поэтому с ним нужно дополнительно заключить договор о материальной ответственности. Так работодатель сможет взыскивать с работника убытки за потерю или порчу своего имущества. У работника есть доступ к большому количеству данных, поэтому важно оформить локальные акты о работе с персональными данными и об ответственности за утечку данных.
Пример 4. Вы оформляете отношения с дизайнером. Он вам нужен для оформления концепции вашего шоурума. Он рисует эскизы — это результат интеллектуальной деятельности. Дизайнер работает дистанционно, получает деньги за созданные эскизы, сумма фиксированная. Дизайнер самозанятый.
В этом случае подойдет договор авторского заказа (разновидность договора ГПХ). Вы заказываете у автора создание эскизов и забираете у него исключительное право на эти эскизы. Дизайнер самозанятый, поэтому вам не нужно платить за него налоги и взносы.
Здесь оформляется трудовой договор. У работника есть доступ к материальным ценностям (товары, деньги в кассе), поэтому с ним нужно дополнительно заключить договор о материальной ответственности. Так работодатель сможет взыскивать с работника убытки за потерю или порчу своего имущества. У работника есть доступ к большому количеству данных, поэтому важно оформить локальные акты о работе с персональными данными и об ответственности за утечку данных.
Пример 4. Вы оформляете отношения с дизайнером. Он вам нужен для оформления концепции вашего шоурума. Он рисует эскизы — это результат интеллектуальной деятельности. Дизайнер работает дистанционно, получает деньги за созданные эскизы, сумма фиксированная. Дизайнер самозанятый.
В этом случае подойдет договор авторского заказа (разновидность договора ГПХ). Вы заказываете у автора создание эскизов и забираете у него исключительное право на эти эскизы. Дизайнер самозанятый, поэтому вам не нужно платить за него налоги и взносы.
Итого:
- Не заключайте со всеми членами команды одинаковые договоры, это может быть невыгодно и небезопасно.
- Распишите роли всех действующих и будущих членов команды.
- Распределите, для какой роли больше подходит трудовой договор, а для какой — гражданско-правовой.
- Учтите дополнительные детали: передачу интеллектуальной собственности, ответственность за материальные ценности, работу с персональными данными и конфиденциальной информацией.
Статья для Дело Модульбанка, перейти к источнику